수신 거부 관리 개요
수신 거부자를 효과적으로 관리하는 것은 Email 마케팅의 가장 중요한 핵심 요소라고 할 수 있습니다.
수신자의 명시적인 수신 거부 의사에도 불구하고 계속하여 Email을 전송하는 것은 법률에도 위배되는 사항이며 처벌 대상이 될 수 있습니다.
NetPIMS Special Edition에서는 이러한 수신 거부자를 효과적으로 관리하기 위해 통합 수신 거부 DB를 연동할 수 있는 기능이 포함되어 있습니다.
무의식적으로 [보내기] 단추를 누르더라도 수신 거부자들에게는 자동으로 전송되지 않습니다.
DB와 연동되기 때문에 수만, 수십만의 수신 거부자도 효과적으로 관리할 수 있는 것이 NetPIMS 수신 거부 DB의 최대 장점이라 하겠습니다.
또한 수신 거부 DB 자체가 웹 페이지와 연동하도록 꾸밀 수 있어 초기 설정만으로 더 이상 수신 거부 관련 업무는 사라지게 되었습니다.
수신 거부 목록 테이블 작성
NetPIMS의 수신 거부 DB 연동을 위해 가장 먼저 해야 할 일은 수신 거부 DB 작성과 Email 주소가 쌓이게 될 수신 거부 테이블을 작성하는 것입니다.
모든 작업을 NetPIMS에서 할 수 있기 때문에 직접 NetPIMS의 기능을 토대로 설명하도록 하겠습니다.
1) 데이터베이스 생성 : [파일] 메뉴 -> [새로 만들기] -> [새 데이터베이스]
<파일 메뉴의 새로 만들기>
<새 데이터베이스 만들기>
새 데이터베이스는 일반적인 새 데이터베이스 만들기와 동일합니다.
2) 테이블 생성 : [파일] 메뉴 -> [새로 만들기] -> [새 테이블]
데이터베이스가 생성되면 이제 Email 주소가 쌓이게 될 테이블을 작성합니다.
물론 테이블의 구조는 사용자가 임의대로 구성해도 관계없습니다. 다만 여기서는 일관된 설명을 위해 사용된 필드명일 뿐임을 알려드립니다.
<새 테이블 만들기>
새 테이블 만들기를 실행하여 아래 그림과 같이 필요한 필드를 만듭니다. 이 때 일련번호 필드는 항상 만들기를 권장하며 가급적 모든 텍스트 필드는 빈 문자열 허용되도록 만드십시오.
<새 테이블의 필드 만들기>
위와 같이 입력하고 [확인] 단추를 누르면 unsub 라는 이름의 새 테이블이 만들어집니다.
email 필드 이외의 필드는 모두 형식 상 관리를 위해 만들어진 것이며 추 후 적절한 조건 쿼리를 위해 필요할 수 있습니다.
3) 인덱스 만들기 : [편집] 메뉴 -> [테이블] -> [기본키/인덱스 설정]
Email 주소의 중복 입력 방지 및 메일 전송 시 빠른 쿼리 속도를 위해 email 필드는 반드시 중복 불가능한 인덱스 또는 기본키로 만들어 둡니다.
[기본키/인덱스 설정] 메뉴를 선택하면 아래 그림과 같은 화면이 나타나며 여기서 email 필드를 선택하고 [기본키로] 단추를 누르거나 하단의 인덱스를 [예(중복 불가능)]으로 선택합니다.
<인덱스 설정 화면 : email 필드를 반드시 중복 불가능 인덱스로 설정합니다.>
위 예제에서는 email 필드를 중복 불가능한 인덱스로 설정하였습니다. 대개 기본키는 정열의 기준이 되기 때문에 NetPIMS에서는 일련번호(필드 데이터 형식이 일련번호)를 기본키로 사용할 것을 권장합니다.
※ 참고 : 인덱스 제거
=> 위 그림에서 인덱스의 항목 중 [아니오]를 선택하면 설정된 인덱스가 제거됩니다. 다른 필드를 인덱스로 잘못 설정한 경우 다시 원래 상태로 복구하기 위해 [아니오]를 선택하십시오.
이제 간단한 수신 거부 DB 작성이 완료되었습니다. NetPIMS에서 위 테이블에서 Email 주소를 쿼리하는 SQL 문만 작성하면 모든 메일이 위의 테이블을 거쳐 발송되게 됩니다. 즉, 위 테이블에 입력된 Email 주소로는 사전에 전송되지 않도록 합니다.
NetPIMS와 연동
작성된 수신 거부 테이블을 NetPIMS와 어떻게 연동시키는지에 대한 설명입니다.
SQL 구문 작성 : [메시지] 메뉴 -> [수신 거부 목록]
[수신 거부 목록] 메뉴를 선택하면 아래 그림과 같은 화면이 나타납니다.
<수신 거부 목록 대화 상자>
Professional Edition까지는 위의 [고급] 단추가 보이지 않으며 수신 거부 DB와 연동할 수 없습니다.
다만 Professional Edition까지는 텍스트 파일로 소규모의 수신 거부 목록을 위의 대화 상자에서 직접 관리할 수 있습니다.
Special Edition에서는 위의 거부 목록에 더하여 DB와 연동되므로 광범위한 수신 거부 관리가 가능합니다.
[고급] 단추를 누르면 아래 그림과 같이 SQL 구문을 작성할 수 있는 대화 상자가 나타납니다.
<수신 거부 DB 설정 대화 상자>
[찾아보기] 단추를 눌러 미리 작성한 수신 거부 DB를 불러옵니다. (SQL Server와 같은 RDBMS에 수신 거부 목록이 있는 경우 [ODBC] 단추를 눌러 연결 정보를 입력합니다.)
또한 위 예제 그림과 같이 수신 거부 테이블에서 Email 주소를 가져오는 쿼리를 작성합니다.
작성되는 쿼리는 표준 SQL 문이며 %1 문자는 실행 시 전송할 Email 주소로 바뀌는 부분입니다.
주의할 것은 %1 문자를 반드시 작은 따옴표(') 문자와 함께 써야 한다는 것입니다.
SQL 구문에 대해 잘 모르는 경우 본 예제와 같은 테이블을 그냥 만들어 사용하여도 무난할 것입니다.
NetPIMS와 연동하는 작업은 이것으로 마무리되었습니다. 이렇게 한번 설정한 수신 거부 DB 연동 설정은 이 후 변경하기 전까지는 그 설정이 그대로 유지됩니다.
이제 NetPIMS에서 Email 이나 E-Card를 전송할 때 수신 거부 테이블에 있는 Email 주소로는 전송되지 않습니다.
다소 복잡해 보이지만 요약하여 설명 드리자면...
1) 수신 거부 DB를 작성합니다. 이 때 Email 주소 필드는 기본키 또는 중복 불가능한 인덱스로 설정합니다.
2) 작성한 수신 거부 DB를 NetPIMS에서 SQL 구문을 이용하여 연결합니다.
수신 거부 DB를 네크워크의 다른 컴퓨터와 공유하기
여러 대의 컴퓨터에서 Email을 전송할 경우 각각의 컴퓨터에 모두 수신 거부 DB를 두는 것은 관리하기에 상당히 비효율적입니다.
따라서 수신 거부 DB는 네트워크에서 어느 한 컴퓨터에서만 만들어 두고 나머지 컴퓨터에서는 그 DB를 공유하도록 해야 합니다.
<찾아보기 단추를 눌러 네트워크의 수신 거부 DB를 지정합니다.>
SQL 구문은 수신 거부 DB가 어떤 컴퓨터에 있더라도 테이블 구조와 관련이 있기 때문에 동일한 구문이 사용됩니다.
다른 메일 발송 컴퓨터에서도 위와 똑 같이 설정하면 수신 거부 DB가 네트워크에서 공유되는 것입니다.
이제 어떤 컴퓨터에서 발송되더라도 수신 거부된 Email 주소로 재 발송되는 일이 없습니다.
수신 거부 DB의 자동 업데이트 (웹 페이지 및 Email 메시지를 통한 자동 업데이트)
수신 거부 DB를 일일이 수동으로 업데이트 한다는 것은 여간 번거로운 작업이 아닙니다.
웹 서버가 로컬 네트워크 상의 컴퓨터이고 NT 또는 Windows 2000 서버(IIS 구동)라면 모든 메일링 작업을 완전 자동화할 수 있습니다.
즉, 발송되는 메일에 수신 거부 링크를 달고 메일 수신자가 [수신 거부] 링크를 클릭했을 때 Email 주소가 즉시 수신 거부 DB에 입력되도록 할 수 있습니다.
이번 장은 다음과 같은 시스템 환경을 갖추고 있다는 가정하에 설명되는 것입니다.
시스템 환경이 아래와 다르더라도 기본적인 개념은 동일하기 때문에 응용이 가능하리라 생각됩니다. 다만 이번 장은 기본적인 웹 메카니즘에 대한 지식은 미리 갖추고 있어야 합니다.
[수신 거부 DB 자동 업데이트를 위한 시스템 구성 (예제)]
컴퓨터(서버) : 로컬 네트워크에 참여된 컴퓨터
=> 수신 거부 DB는 로컬 네트워크 상에 존재해야 합니다. 이는 빠른 검색 속도를 위함 입니다.
운영체제 및 웹 서버 S/W : Windows NT 4.0 Server 또는 그 이상의 서버 버전 및 MS Internet Information Server(IIS) 4.0 또는 그 이상
=> MS Access의 MDB 형식의 DB를 구동할 수 있어야 하기 때문입니다.
보다 쉽게 말하자면 IIS로 작동되는 웹 서버가 사무실에 있는 경우입니다.
[수신 거부 DB 작동을 위한 웹 페이지 작성]
Email 수신자가 수신 거부 링크를 클릭했을 때 작동할 웹 페이지를 수신 거부 DB와 연동되도록 미리 작성하여야 합니다.
즉, Email 주소를 인자로 받아 그 Email 주소를 DB에 저장시키는 것입니다.
위의 ASP 페이지는 Email 메시지 본문에서 다음과 같은 식으로 링크됩니다.
위 링크를 클릭하면 ASP 페이지가 실행되면서 test@test.com 메일 주소가 수신 거부 테이블에 자동입력됩니다.
[Email 메시지의 작성]
대개 수신 거부 DB를 활용하기 위한 목적은 대량 광고 메일 전송을 위한 것이라고 판단됩니다.
광고 메일의 디자인은 전문 디자이너에 의해 전문 그래픽 및 웹 페이지 편집기(예를 들면 포토샵, 나모 웹 에디터, 드림위버 등)를 통해 작업하게 됩니다.
※ 광고 메일의 본문을 작성시 주의점
1) 모든 그림과 개체(플래쉬, 동영상 등)는 홈페이지에 올려두십시오.
2) 메일 본문에서는 홈페이지에 올려둔 그림 및 개체의 절대 경로를 사용하십시오
3) 기타 모든 링크의 경로 또한 홈페이지 절대 경로를 사용하십시오.
=> 이는 대량 Email을 빠르게 전송하기 위함 입니다. 홈페이지 절대 경로를 사용할 경우 실제 그림이 전송되는 것이 아니고 수신자가 메일을 여는 순간 다운로드되어 보여지게 될 것입니다. 이는 귀하에게 전달되는 타 회사의 광고 메일의 등록 정보(HTML 소스)를 살펴보시면 쉽게 이해가 갈 것입니다.
[수신 거부 링크 달기]
미리 작성된 광고 메일의 본문을 NetPIMS의 Email 편집 창에서 연 후 마지막으로 해야 할 일이 수신 거부 링크를 다는 것입니다. (사실은 본문 작성 시 미리 달아도 관계없습니다. 다만 여기서는 머지를 통해 수신자에 따라 실시간 바뀐다는 것을 설명하기 위함 입니다.)
미리 작성된 광고 메일을 편집 창으로 가져오려면 [가져오기] 단추 옆의 화살표 단추를 누르고 [내 컴퓨터 문서 가져오기]를 선택합니다.
<내 컴퓨터 문서 가져오기를 선택 후 미리 작성된 광고 메일을 편집창으로 가져옵니다>
웹 에디터에서 메일 본문을 선택 후 복사하기 후 편집 창에서 붙여 넣기 해도 좋습니다.
광고 메일의 본문을 가져온 후 다음 그림과 같이 수신 거부 링크를 달아 줍니다.
<본문에 포함된 수신 거부 링크>
<수신 거부 링크 달기>
수신 거부 링크 예)
http://www.netpims.net/unsub.asp?email=[[email]]&flag=ad
위의 예제 링크는 Email 주소가 입력된 필드 이름이 email 일 때 실시간 머지(Merge)를 위해 필드명을 대괄호([[ ]])로 묶어 링크에 적어주는 것입니다.
메일 전송 시 [[email]]은 실제 전송되는 Email 주소로 대체되어 전송됩니다.
메일 수신자가 [수신거부] 링크를 클릭하는 순간 unsub.asp가 작동하게 되고 그 작동에 의해 수신 거부 DB로 Email 주소 및 기타 정보가 자동입력되는 것입니다.
※ 그룹 메일 전송 시 수신 거부 링크 작성
NetPIMS에서 그룹 메일 전송할 경우 머지(Merge) 기능을 사용할 수 없기 때문에 실시간 수신 거부 링크가 자동으로 작성되지 않습니다.
따라서 그룹 메일 전송시에는 수신자가 자신의 Email 주소를 직접 입력하여 수신 거부 의사를 표시할 수 있도록 해야 합니다.
예를 들어 unsub.htm 페이지를 다음 예제와 같이 작성하고 메일 본문의 [수신 거부] 링크에는 단순히 unsub.htm 페이지 링크를 걸어둡니다.
본 예제에서는 앞서 작성한 수신 거부 DB와 일관된 설명을 위해 다음과 같은 예제 페이지를 작성하였습니다.
이렇게 해서 발송되어진 메일에서 직접 수신 거부 DB가 자동 업데이트 될 수 있으며 NetPIMS에서 재차 메일 발송 시 앞서 설명드린 연동 방법으로 수신 거부자에게 발송되는 것을 사전에 차단할 수 있는 것입니다.
※ 메일 발송 환경이 이와 다른 경우 : 1) 웹 호스팅을 받고 있는 경우
MDB 사용이 가능한 웹 호스팅이라면 수신 거부 DB를 웹에 올려두고 위와 같은 방법으로 수신 거부 DB를 자동으로 업데이트 되도록 할 수 있습니다.
다만 메일 발송 전에 이 DB를 다운로드하여 NetPIMS와 연동되도록 해 주어야 합니다.
MDB 사용이 불가능한 웹 호스팅(예를 들어 리눅스 서버)이라면 MySQL 등과 같은 DB에 수신 거부 목록이 업데이트되도록 하고 NetPIMS에서 메일 발송 전에 이 DB를 다운로드하여 MDB로 변환해야 합니다.
일반적으로 텍스트 형태의 데이터이기 때문에 NetPIMS에서 텍스트 파일 열기 하신 후 쉽게 MDB로 변환할 수 있습니다.
※ 메일 발송 환경이 이와 다른 경우 : 2) 웹 호스팅을 받지 않는 경우
홈페이지 자체가 없는 상태에서 Email 마케팅을 하기란 비교적 어려운 것이 현실입니다. 왜냐하면 비록 자신에게 필요한 정보가 전송되었다 하더라도 그 회사의 홈페이지를 통해 더 많은 정보를 보려고 하기 때문입니다. 잘 구축된 홈페이지는 고객에게 한층 더 높은 신뢰감을 주게 될 것입니다.
홈페이지 없이 또는 웹 메카니즘을 잘 모르는 경우에 Email 마케팅을 할 경우에도 수신 거부자 관리는 잘 되어야 합니다.
NetPIMS에서는 이러한 환경을 위해 EAMS(Email Address Management System)라는 것을 제공합니다.
EAMS를 이용하기 위해서는 [수신 거부] 링크를 다음과 같이 달아 줍니다.
(링크 소스 : mailto:sender@company.com?subject=수신거부&body=더이상 메일을 보내지 마세요)
위 링크를 클릭해 보시면 다음과 같이 기본 Email 클라이언트가 실행되면서 수신 거부에 필요한 사항이 입력되어 있습니다.
<수신 거부 링크를 클릭했을 때 미리 입력되어 있습니다.>
수신자가 위와 같이 회신한다면 수신 거부의사를 표시한 것이고 발송자는 이 사람의 Email 주소를 수신 거부 DB에 등록하여야 합니다.
EAMS는 이러한 수신 거부 메일을 자동으로 스캐닝하여 수신 거부 DB에 자동으로 입력해 주는 유틸리티입니다.
단, EAMS는 Outlook Express의 받은 편지함에 놓여진 메시지를 기준으로 스캐닝하기 때문에 발송자는 반드시 회신되는 모든 메일을 Outlook Express로 받아야 합니다.
특히 EAMS는 수신 거부뿐 만 아니라 배달 실패된 메일의 Email 주소 또한 자동으로 스캐닝하여 원본 데이터 파일을 클리닝하는데 활용할 수 있습니다.
EAMS에 대한 자세한 내용은 EAMS 설명을 참조하십시오.
[추가 사항]
일부 업체에서는 수신 거부 의사를 밝힌 Email 주소를 데이터파일의 원본에서 삭제하는 경우가 있습니다. 만약 이 데이터 파일이 업데이트가 전혀 없고 메일 발송을 이 데이터 파일로만 하는 경우에는 삭제해도 상관없겠지만 그렇지 않다면 삭제되어서는 안됩니다.
데이터 파일이 업데이트 되는 과정에서 수신 거부자의 Email 주소가 다시 포함될 수 있기 때문입니다.
따라서 데이터 파일에는 수신 거부 의사만 표시되어야 하며 추후 메일 발송 시에는 수신 거부 의사가 표시된 Email이 제외된 쿼리를 만들어 발송하여야 합니다.
쿼리해서 보는 방법이 기존의 Email 마케팅을 위한 수신 거부자 관리 방법이었습니다.
하지만 데이터 파일의 수가 많아지고 발송 영역이 넓어지면서 이러한 수신 거부자 관리 방법은 업무 과다의 한 원인이 되고 있습니다.
NetPIMS에서는 이러한 업무 절차를 획기적으로 줄이기 위해 수신 거부 DB를 별도 운영하며 메일 전송 시 항상 이 수신 거부 DB를 통과하도록 하기 때문에 일관된 수신 거부자 관리가 가능한 것입니다.
무의식 중에 원본 데이터 파일에서 보내도 수신 거부자에게는 전송되지 않습니다.
유니버싱정보출판(505-06-54982) TEL. 054-776-0881 FAX. 054-776-0931
(
) 